Desde el Área de Gestión Documental se viene trabajando para lograr una reestructuración que promueve la modernización y agilización para optimizar el espacio físico (Sala de Archivo), ordenamiento y búsqueda para la consulta en la atención al matriculado a través de la informatización, garantizando un respaldo actualizado y accesible. El mismo está conformado en dos áreas:
• Digitalización de Planos Archivados
• Sistematización de Planos Digitalizados (Sistema de Autogestión-Resguardo Digital).
¿Qué representa este proceso para vos y para el Colegio?
La información es la base fundamental de cada actividad empresarial y organizacional, por lo que buscar métodos para salvaguardarla de la mejor manera no solo le permite a los profesionales y usuarios controlar lo producido, sino que también les ayuda a mantener altos estándares de seguridad para con los datos.
La digitalización es un procedimiento que se lleva a cabo en la Regional Capital con el fin de:
• Disminuir el uso de almacenamiento físico
• Ahorrar en el tiempo de consulta y acceso a la información.
• Consulta múltiple y simultanea de los documentos por parte de diferentes usuarios.
• Garantizar la seguridad por medio de copias de seguridad.
• Controlar el acceso a la información.
• Categorizar información deacuerdo al área a la que pertenece, en servidores específicos.
Digitalizar documentos nos permite mantener un sistema optimizado con el fin de mejorar las capacidades de almacenamiento, custodia y tratamiento de la información. A esto se le agrega la facilidad de acceso a los datos contenidos en servidores, agilizando las tareas propias del Colegio.
El factor más determinante de la digitalización está enfocado en su acceso. Cuando un documento es físico no puede ser utilizado por varias personas al mismo tiempo y no se puede acceder a él en todo momento y desde cualquier parte. Con la digitalización, el acceso a tu documentación será total. Con un permiso de usuario podrás disponer de tus archivos para consultas, descargas, etc. a cualquier hora y en cualquier lugar teniendo la máxima seguridad para tu documentación.
